-Wereldwijde integratie via GoldMine -
Swets
Met klanten in ruim 160 landen, en meer dan 20 kantoren verspreid over de wereld is Swets Information Services wereldwijd marktleider op het gebied van abonnementsdiensten. Met de technologie van Swets kunnen bedrijven grote aantallen abonnementen op tijdschriften, kranten en andere publicaties, elektronisch of gedrukt, gemakkelijk beheren. Uitgevers en gebruikers worden aan elkaar verbonden voor maximale efficiëntie. Controle, tijd- en kostenbesparing is het resultaat.
Swets behoort volgens E-Content Magazine's tot één van de ‘100 bedrijven die het belangrijkst is in de Digital Content Industry’ in de afgelopen twee jaar. Ze verscheen als nummer 95 op de lijst van de ‘Top 500 bedrijven in Nederland’ in het magazine FEM Business. Swets is het enige abonnementsdiensten bedrijf met een ISO 9001:2000-certificering op wereldwijde basis. Een bewijs dat de interne bedrijfsvoering optimaal is geregeld. En wij zijn hier deel van.
Vraagstelling
Swets zocht een CRM-systeem met de volgende kenmerken:
- Op het kantoor in Nederland moet duidelijk zijn welke offertes bij de verkopers uitstaan en welke orders binnengekomen zijn.
- Het offerte- en orderoverzicht moet voor het management vanuit elk perspectief – product(groep), land, verkoper, klant – inzichtelijk zijn.
- Elk land moet zijn eigen specifieke gegevens op kunnen slaan, in de eigen taal, terwijl er toch in één centrale database gewerkt wordt.
- Het systeem dient inzicht te geven in de (internationale) bedrijfsstructuren van klanten.
- Er dient een integratie te komen met SAP en SSS waarbij van elke klant naast de ‘standaard’ n.a.w. gegevens ook informatie over lopende contracten en afgenomen producten zichtbaar is.
Oplossing
Na een zware selectieprocedure tussen leveranciers uit meerdere landen is uiteindelijk gekozen om GoldMine wereldwijd bij Swets in te zetten. De belangrijkste argumenten waren flexibiliteit (GoldMine heeft meer dan 1,8 miljoen gebruikers) en internationale aanwezigheid.
Er lag een omvangrijke en uitdagende taak voor ons. In 20 landen zouden de kantoren van Swets met GoldMine gaan werken. De grootste uitdaging was het inrichten van GoldMine op zo’n manier dat medewerkers wereldwijd hiermee aan de slag konden gaan, alsmede het vullen van de database met de relevante informatie.
Aangezien er veel extra data en productinformatie vanuit SAP in GoldMine diende te komen, hebben we ervoor gekozen om de module PCM (Products, Contracts, Management Information) in te zetten. Na het ontwerp werd in een aantal landen een pilot opgezet.
Deze pilot was een groot succes en inmiddels werken er meer dan 100 gebruikers in 20 landen met GoldMine. Het is het de bron van allerlei verkooprapportages op het hoofdkantoor van Swets.
Daarnaast gebruikt elk land GoldMine als instrument voor marketing en campagnes. Ieder met de landeigen selecties.
Gerard Spijkerman, Business Analist, Swets Information Services
"Voor ons is GoldMine inmiddels onmisbaar in het dagelijkse werk, bij het maken van een offerte voor een prospect of klant geeft GoldMine ons informatie over klanten die we eerst niet hadden.
We kwamen van een situatie waarbij elk land zijn eigen manier van werken had en daarom was rapporteren op globaal nivo niet altijd even makkelijk. Nu haalt het management sales rapportages uit GoldMine op allerlei niveaus, op land-, product-, klantniveau."
|
Referenties 
