Een van de meest gestelde vragen van onze GoldMine gebruikers gaat toch wel over de synchronisatie van agenda en contacten tussen GoldMine en Outlook / Exchange. Mede omdat er belangrijke verbeteringen zijn in GoldMine 9 geven we hieronder een nadere toelichting op de mogelijkheden.

Er kunnen een aantal redenen zijn om te kiezen voor de koppeling / integratie tussen GoldMine en Outlook en/of Exchange:

• Wanneer het hele bedrijf met Outlook werkt en bepaalde afdeling(en) met GoldMine, kan door middel van synchronisatie iedereen inzage in elkaars agenda krijgen.
• Gebruikers synchroniseren hun telefoon al met Outlook / Ms Exchange en willen ook contacten en afspraken uit GoldMine kunnen zien op hun telefoon.

Onderstaand een opsomming van de mogelijkheden aangaande de synchronisatie tussen GoldMine en Ms Outlook en integratie met Ms Exchange.

Het volgende is mogelijk wanneer er wordt gekozen voor de synchronisatie tussen Ms Outlook en GoldMine Premium Edition:

Automatisch linken van inkomende en uitgaande e-mail aan de betreffende relaties in GoldMine op basis van E-mailadres. Zo zie je in GoldMine echt alle e-mail conversaties van jezelf en van je collega’s.

• Bepaalde e-mailadressen of domeinen zijn nu uit te sluiten van het automatisch linken van e-mails in Outlook naar GoldMine. Privé en gevoelige e-mail wordt niet zichtbaar in GoldMine.
• GoldMine e-mail templates zijn nu ook in Outlook te gebruiken bij het aanmaken van een nieuwe e-mail. Daarnaast is het mogelijk om een mail (uitgaand of binnenkomend) te linken aan de juiste case, opportunity of project.
• Het automatisch synchroniseren van contactpersonen en agenda tussen GoldMine en Outlook. Dat kan je eigen agenda zijn of die van jezelf en anderen.

Het prettige van deze synchronisatie is dat deze verregaand geconfigureerd kan worden door de gebruikers, wanneer dat niet gewenst is kan op serverniveau de GoldMine administrator de volledige synchronisatie instellingen beheren en per gebruiker configureren.

Een compleet nieuwe functionaliteit is het synchroniseren van Outlook van iemand die geen gebruik maakt van GoldMine. E-mail wisselingen van het hele bedrijf (ook van de NIET GoldMine gebruikers) met de relatie zijn dan toch zichtbaar in GoldMine.

Meer informatie over de (nieuwe) mogelijkheden van de GoldMine sync met Outlook vindt u hier.

Het volgende is mogelijk wanneer er wordt gekozen voor een koppeling met Microsoft Exchange

Naast de synchronisatie met Outlook, wat een koppeling is op desktop niveau (GoldMine synchroniseert met de lokaal geïnstalleerde versie van Outlook) is het ook mogelijk om een synchronisatie in te stellen op Exchange / server niveau.

Deze koppeling biedt onder andere de volgende mogelijkheden en voordelen:

• Synchronisatie op serverniveau, waardoor er lokaal niets hoeft te worden ingesteld.
• Wanneer u Ms Exchange synchroniseert met uw telefoon dan worden geselecteerde contacten en agenda items die u op uw telefoon ingeeft automatisch ook zichtbaar in GoldMine.
• Wanneer er al gesynchroniseerd wordt tussen uw telefoon en Ms Exchange zullen ook contacten en agenda-items gesynchroniseerd worden tussen GoldMine en de telefoon.

Voordeel van deze manier van synchroniseren is dat er niets ‘fout’ gedaan kan worden door de eindgebruiker.

In tegenstelling tot de synchronisatie met Outlook, wat een standaard functionaliteit is van GoldMine, is de synchronisatie met Exchange een aparte module.

Meer inhoudelijke en technische informatie over de GoldMine integratie met Ms Exchange vindt u hier.